HYVÄÄ SUOMESTA –REKISTERI

HYVÄÄ SUOMESTA –REKISTERI

Henkilötietolain (523/1999, 10§ JA 24§) mukainen tietoturvaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Ruokatieto Yhdistys ry
Vanha Talvitie 2 A 16, 00580 Helsinki
040 710 4170, ruokatieto@ruokatieto.fi

 

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Minna Asunmaa
Vanha Talvitie 2 A 16, 00580 Helsinki
040 4105270, minna.asunmaa@ruokatieto.fi

 

3. Rekisterin nimi

Hyvää Suomesta -rekisteri

 

4. Rekisterin tekninen toteutus

Hyvää Suomesta -rekisterin teknisestä toteutuksesta vastaa Kehätieto Oy        

 

5. Rekisterin pitämisen peruste

Hyvää Suomesta -rekisteri sisältää Yhdistyslain (1989/503, §11) mukaisen luettelon jäsenistään. Hyvää Suomesta -merkin hallinnointi.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hyvää Suomesta -rekisterin henkilötietoja käytetään Ruokatieto Yhdistys ry:n jäsenyyteen, palveluihin ja Hyvää Suomesta -merkin käyttöön liittyvien asioiden hoitamista sekä viestintää varten.
Ruokatieto käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa Ruokatiedon lukuun henkilötietolain 5§:ssä tarkoitetulla tavalla alihankkijoita.
Tietojenkäsittelyn teknisen toteutuksen vuoksi tiedot fyysisesti sijaita ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden palvelimilla tai laitteilla, josta niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.

 

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilöihin liittyviä tietoja:
-   etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero
-   muita yhteystietoja
-   titteli
-   rooli suhteessa yhdistyksen hallintoon ja Hyvää Suomesta -merkkiin
-   oikeus kirjautua rekisterijärjestelmään
-   kuuluminen postitusryhmiin

 

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennetut tiedot saadaan
-   rekisteröidyltä itseltään
-   taustayhteisön jäsenhakemuksesta tai muusta tämän esittämästä lähteestä
-   verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet tiedot päivitetään ja tarpeettomat poistetaan.

 

9. Tietojen luovutukset ja siirrot

Ruokatieto ei säännönmukaisesti luovuta Hyvää Suomesta -rekisterin henkilötietoja ulkopuolisille. Mikäli ulkopuolinen toimii Ruokatiedon lukuun, tietoja luovutetaan kohdassa 6 mainittuihin tarkoituksiin.
Ruokatieto voi luovuttaa Hyvää Suomesta -rekisterin tietoja toimivaltaisille viranomaisille esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.
Hyvää Suomesta -rekisteristä voidaan siirtää henkilötietoja Ruokatiedon sidosryhmärekisteriin jäsenyyssuhteen päätyttyä.
Ruokatieto ei luovuta tietoja ulkomaille ilman, että rekisteröity tämän eri luvalla sallii.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ennen vuotta 2014 laaditut asiakirjat säilytetään lain vaatimalla tavalla manuaalisessa arkistossa.
Vuoden 2015 jälkeiset asiakirjat tallennetaan sähköiseen järjestelmään. Rekisterin tiedot ovat suojatulla palvelimella, jonne pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sinne on pääsy Ruokatiedon henkilökunnalla, alihankkijana toimivan Kehätieto Oy:n teknisellä ylläpidolla sekä jäsenyhteisön henkilöillä, joilla on pääsy vain oman organisaation tietoihin. Verkkosivuilla tietoja suojataan SLL-suojatulla yhteydellä ja muilla tarpeellisilla tavoilla.  Rekisterin tiedot sijaitsevat Kilta-sovelluksessa Kehätieto Oy:n palvelimella, jossa on käytössä asianmukaiset suojausmenetelmät.
Ruokatiedon työtilat, joissa sovelluksia käyttävien työasemat ovat, ovat lukittuja ja valvottuja. Ruokatieto ei vastaa jäsenyhteisöjensä työasemien suojauksesta.
Tietoja poistetaan rekisteröidyn henkilön tai hänen edustamansa jäsenyhteisön pyynnöstä tai kun ko. henkilö ei enää edusta jäsenyhteisöään suhteessa Ruokatietoon.

 

11. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Rekisteröity käyttäjä voi itse tarkastaa tietonsa rekisterijärjestelmästä. Jokaisella jäsenyhteisöllä ja Hyvää Suomesta -merkin käyttöoikeuden haltijalla on vähintään yksi valtuutettu käyttäjä ja käyttäjätunnus Hyvää Suomesta -rekisterin järjestelmään.
Rekisteriin kuuluva, jolla ei ole käyttäjätunnuksia, voi tarkastuttaa itseään koskevat tiedot joko oman jäsenyhteisönsä rekisteröidyltä käyttäjältä tai suoraan Ruokatiedosta. Tarkastuspyyntö Ruokatiedolle tulee tehdä henkilökohtaisesti yhdistyksen toimitiloissa käymällä tai allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä osoitteeseen: Ruokatieto/Tarkastuspyyntö, Vanha Talvitie 2 A 16, 00580 Helsinki. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus ja postiosoite.

 

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään. Virheelliset tiedot poistetaan ja puutteelliset tiedot täydennetään kahden viikon kuluessa pyynnöstä.

 

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilöllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö. Mikäli tällä henkilöllä on oleellinen rooli
Ruokatiedon jäsenyyteen ja Hyvää Suomesta -merkin käyttöön liittyen, tulee jäsenyhteisön osoittaa toinen henkilö tietojensa käytön kieltäneen tilalle.
Käyttäjä voi myös estää evästeiden käytön muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen tai niiden poistaminen saattavat vaikuttaa Ruokatiedon palveluiden tai niiden osien toimivuuteen.