RUOKATIEDON SIDOSRYHMÄREKISTERI

RUOKATIEDON SIDOSRYHMÄREKISTERI

Henkilötietolain (523/1999, 10§ JA 24§) mukainen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Ruokatieto Yhdistys ry
Vanha Talvitie 2 A 16, 00580 Helsinki
040 710 4170, ruokatieto@ruokatieto.fi

 

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Minna Asunmaa
Vanha Talvitie 2 A 16, 00580 Helsinki
040 4105270, minna.asunmaa@ruokatieto.fi

 

3. Rekisterin nimi

Ruokatiedon sidosryhmärekisteri

 

4. Rekisterin tekninen toteutus

Ruokatiedon sidosryhmärekisterin teknisestä järjestelmästä vastaavat Kehätieto Oy ja MTech Oy.

 

5. Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietolain 19 § mukainen suoramarkkinointirekisteri, jolla tiedotetaan Ruokatiedon toimista ja muista ruoka-alaan liittyvistä asioista.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sidosryhmärekisterissä oleville henkilöille lähetetään Ruokatiedon tuottamia tiedotteita, kutsuja ja tutkimuksia sekä muita ruoka-alaan liittyviä viestejä. Tietoja käytetään ammatillisiin tarkoituksiin.
Ruokatieto käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa Ruokatiedon lukuun henkilötietolain 5§:ssä tarkoitetulla tavalla alihankkijoita.
Tietojenkäsittelyn teknisen toteutuksen vuoksi tiedot voivat fyysisesti sijaita ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden palvelimilla tai laitteilla, josta niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.

 

7. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilöihin liittyviä tietoja:
- etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero
- muita yhteystietoja
- titteli
- rooli suhteessa Ruokatietoon
- kuuluminen postitusryhmiin

 

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennetut tiedot saadaan
- rekisteröidyltä itseltään
- verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet tiedot päivitetään ja tarpeettomat poistetaan.
Henkilötietoja ei kerätä kuluttajakilpailuista.

 

9. Tietojen luovutukset ja siirrot

Ruokatieto ei luovuta sidosryhmärekisterin henkilötietoja ulkopuolisille. Mikäli ulkopuolinen toimii Ruokatiedon lukuun, tietoja luovutetaan kohdassa 6 mainittuihin tarkoituksiin. Henkilöiden kontaktitietoja annetaan erillishankkeen yhteiseen käyttöön silloin, kun Ruokatieto on mukana hankkeessa.
Ruokatieto ei luovuta tietoja ulkomaille ilman, että rekisteröity tämän eri luvalla sallii.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on salassa pidettäviä. Rekisterin tiedot sijaitsevat eri paikoissa tiedon käyttötarkoituksesta riippuen:
- Ennen vuotta 2014 laaditut asiakirjat säilytetään lain vaatimalla tavalla manuaalisessa arkistossa.
- Hankkeiden materiaaleja arkistoidaan rahoittajien edellyttämällä tavalla ja tiettyjä tietoja arkistoidaan yhdistysrekisterin edellyttämällä tavalla.
- Rekisterin tiedot ovat suojatulla palvelimella, jonne pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

Ruokatiedon työtilat, joissa sovelluksia käyttävien työasemat ovat, ovat lukittuja ja valvottuja. Ruokatieto ei vastaa jäsenyhteisöjensä työasemien suojauksesta.

 

11.  Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Rekisteriin kuuluva voi tarkastuttaa itseään koskevat tiedot suoraan Ruokatiedosta. Tarkastuspyyntö Ruokatiedolle tulee tehdä henkilökohtaisesti yhdistyksen toimitiloissa käymällä tai allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä osoitteeseen: Ruokatieto/Tarkastuspyyntö, Vanha Talvitie 2 A 16, 00580 Helsinki. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, henkilötunnus ja postiosoite.

 

12.   Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään. Virheelliset tiedot poistetaan ja puutteelliset tiedot täydennetään kahden viikon kuluessa pyynnöstä. Käyttäjällä on oikeus kieltää tietojensa käyttö Ruokatiedon kaikissa tai joissain toiminnoissa.